Call Time Policies and Procedures Overview

This document outlines the official guidelines for managing class attendance, cancellations, and technical difficulties. These procedures are established to ensure the smooth operation of classes and to uphold accountability for both students and teachers in the event of disruptions or schedule changes. The sections below provide a comprehensive overview of the policies in place:

0-15-30 Protocol

00: Teacher Responsibilities
Teachers are required to initiate and record the meeting promptly at the scheduled time.

01: Student Absence Within the First 10 Minutes
If a student does not join the session within the first 10 minutes, the teacher must notify the administrative team by submitting an assistance template. The administrator will attempt to contact the student to determine the reason for their absence. If the student remains unreachable, the teacher proceeds to the next step at the 15-minute mark.

02: 15-Minute Procedure
If the student has not joined by the 15th minute, the teacher should end the session and resend the assistance template to the admin. The administrator will then contact the student with a follow-up message, instructing them to respond by the 30th minute. Failure to respond will result in the session being recorded as a “No Show” or “Absent,” and the student will be charged the full lesson fee.

Attendance Policies

No Show / Absence

• Uninformed Absence: If a student fails to notify the admin of their absence in advance, they will be charged 100% of the lesson fee.
  
  

• Informed Absence: If the student informs the admin prior to the class, a 50% fee will be applied.
  
  

Tardiness

• Uninformed Late Arrival: Students who are late without notifying the admin in advance will be charged 100%.
  
  

• Informed Late Arrival: If prior notice is given, the student is still charged 100%, and the lesson is considered attended.
  
  

Cancellation Policy

To cancel a class, students must inform the admin via ZALO at least three (3) hours prior to the scheduled start time.

• Successful Cancellation: No fees will be charged to either the teacher or the student.
  
  

• Unsuccessful Cancellation: If notice is not given within the required timeframe, the student will be charged 100%, and the session will be recorded.
  
  

Technical Issue Policy

Student-Side Issues

• Students experiencing technical difficulties (e.g., device or internet issues) must provide evidence (e.g., a screenshot) and send it to the admin.

• Without valid proof, the student will be charged the full fee.
  
  

• With valid proof, the class will be canceled and the student will be charged 50%.
  
  

Teacher-Side Issues

• Teachers must report any technical issues to the admin with proper documentation.
  
  

• The admin may either cancel the session or assign a substitute teacher.
  
  

• If the student accepts the substitute, the class continues and is billed normally.
  
  

• If the student opts to cancel, there will be no charge.
  
  

Unfinished Class Policy

If a class is disrupted or cut short due to technical issues on the teacher's side:

• The student must provide proof (e.g., a screenshot) showing the class was not completed.
  
  

• The admin will investigate both parties’ accounts.
  
  

• If it is determined the issue was on the teacher’s end, the session will be refunded to the student.
  
  

Emergency Teacher Absence

In the event of an emergency (e.g., urgent personal matters), teachers must mute their microphone, turn off their camera, and send an emergency notification template.

• If the teacher cannot return within 2–3 minutes, a substitute teacher will be assigned.
  
  

• Students may decline the substitution, in which case they will not be charged.
  
  

Substitute Teacher Protocol

If a substitute teacher is needed due to an emergency:

• The student will receive a notification and may choose to accept or decline the replacement.
  
  

• If accepted, the class will proceed as usual.
  
  

• If declined, no charge will apply.
  
  

Teacher Tardiness or Absence

If a teacher is late or absent, the student will be notified within 10 minutes of the scheduled start time.

• The student may accept or decline a substitute teacher.
  
  

• Declining the substitute will result in no charge for the session.
  
  

These policies are intended to ensure fairness, consistency, and mutual accountability between students and instructors. Adherence to these procedures is essential for maintaining professional standards and effective class management.

Tổng Quan Về Chính Sách và Quy Trình Giờ Gọi

Tài liệu này trình bày các hướng dẫn chính thức về việc quản lý điểm danh lớp học, hủy buổi học và xử lý các sự cố kỹ thuật. Những quy trình này được thiết lập nhằm đảm bảo việc giảng dạy diễn ra suôn sẻ và duy trì trách nhiệm rõ ràng cho cả học sinh và giáo viên trong trường hợp có sự gián đoạn hoặc thay đổi lịch học. Các phần dưới đây cung cấp cái nhìn tổng quan toàn diện về các chính sách hiện hành:

Quy Trình 0-15-30

00: Trách Nhiệm Của Giáo Viên

Giáo viên bắt buộc phải bắt đầu và ghi hình buổi học đúng giờ theo lịch đã định.

01: Học Sinh Vắng Mặt Trong 10 Phút Đầu

Nếu học sinh không vào lớp trong vòng 10 phút đầu tiên, giáo viên phải thông báo cho bộ phận quản trị bằng cách gửi mẫu hỗ trợ.
Admin sẽ cố gắng liên hệ với học sinh để xác định lý do vắng mặt.
Nếu không thể liên hệ được với học sinh, giáo viên tiến hành bước tiếp theo vào phút thứ 15.

02: Quy Trình Phút Thứ 15

Nếu đến phút thứ 15 học sinh vẫn chưa vào lớp, giáo viên cần kết thúc buổi học và gửi lại mẫu hỗ trợ cho admin.
Admin sẽ gửi tin nhắn nhắc nhở học sinh phản hồi trước phút thứ 30.
Nếu học sinh không phản hồi đúng thời gian, buổi học sẽ được ghi nhận là “Vắng mặt không phép” và học sinh sẽ bị tính toàn bộ học phí.

Chính Sách Điểm Danh

Vắng Mặt / Không Có Mặt

• Vắng Mặt Không Báo Trước: Nếu học sinh không thông báo trước cho admin về việc vắng mặt, học phí sẽ được tính 100%.
  
  

• Vắng Mặt Có Thông Báo: Nếu học sinh thông báo trước buổi học, học phí sẽ được tính 50%.
  
  

Đi Trễ

• Đi Trễ Không Báo Trước: Học sinh đến muộn mà không báo trước cho admin sẽ bị tính 100% học phí.
  
  

• Đi Trễ Có Thông Báo: Dù có thông báo trước, học sinh vẫn bị tính 100% và buổi học được xem là đã tham gia.
  
  

Chính Sách Hủy Buổi Học

Để hủy lớp, học sinh phải thông báo cho admin qua ZALO ít nhất 3 tiếng trước giờ học.

• Hủy Thành Công: Cả giáo viên và học sinh đều không bị tính phí.
  
  

• Hủy Không Thành Công: Nếu học sinh không thông báo trong khung thời gian quy định, học phí sẽ được tính 100% và buổi học vẫn được ghi nhận.
  
  

Chính Sách Sự Cố Kỹ Thuật

Sự Cố Từ Phía Học Sinh

Học sinh gặp sự cố kỹ thuật (ví dụ: lỗi thiết bị hoặc kết nối internet) phải cung cấp bằng chứng (ví dụ: ảnh chụp màn hình) và gửi cho admin.

• Nếu không có bằng chứng hợp lệ, học sinh sẽ bị tính toàn bộ học phí.
  
  

• Nếu có bằng chứng hợp lệ, buổi học sẽ bị hủy và học sinh sẽ bị tính 50% học phí.
  
  

Sự Cố Từ Phía Giáo Viên

Giáo viên phải báo cáo mọi sự cố kỹ thuật cho admin kèm theo bằng chứng.
Admin có thể hủy buổi học hoặc sắp xếp giáo viên thay thế.

• Nếu học sinh đồng ý với giáo viên thay thế, buổi học tiếp tục như bình thường và bị tính phí.
  
  

• Nếu học sinh yêu cầu hủy, sẽ không bị tính phí.
  
  

Chính Sách Lớp Học Chưa Hoàn Thành

Nếu buổi học bị gián đoạn hoặc kết thúc sớm do sự cố kỹ thuật từ phía giáo viên:

• Học sinh phải cung cấp bằng chứng (ví dụ: ảnh chụp màn hình) cho thấy buổi học chưa hoàn thành.
  
  

• Admin sẽ điều tra từ cả phía giáo viên và học sinh.
  
  

• Nếu xác định lỗi là do giáo viên, buổi học sẽ được hoàn trả cho học sinh.
  
  

Trường Hợp Giáo Viên Vắng Mặt Khẩn Cấp

Trong trường hợp khẩn cấp (ví dụ: việc cá nhân đột xuất), giáo viên phải tắt mic, tắt camera và gửi mẫu thông báo khẩn.

• Nếu giáo viên không thể quay lại trong vòng 2–3 phút, sẽ có giáo viên thay thế được chỉ định.
  
  

• Học sinh có quyền từ chối lớp thay thế và sẽ không bị tính phí.
  
  

Chính Sách Giáo Viên Thay Thế

Nếu cần giáo viên thay thế do trường hợp khẩn cấp:

• Học sinh sẽ nhận được thông báo và có thể chọn chấp nhận hoặc từ chối giáo viên thay thế.
  
  

• Nếu chấp nhận, buổi học diễn ra như bình thường.
  
  

• Nếu từ chối, học sinh sẽ không bị tính phí.
  
  

Giáo Viên Đến Trễ Hoặc Vắng Mặt

Nếu giáo viên đến trễ hoặc vắng mặt, học sinh sẽ được thông báo trong vòng 10 phút kể từ thời điểm bắt đầu buổi học.

• Học sinh có thể chấp nhận hoặc từ chối giáo viên thay thế.
  
  

• Nếu từ chối, học sinh sẽ không bị tính phí.
  
  

Những chính sách này nhằm đảm bảo sự công bằng, nhất quán và trách nhiệm hai chiều giữa học sinh và giáo viên. Việc tuân thủ các quy trình này là cần thiết để duy trì tiêu chuẩn chuyên nghiệp và hiệu quả trong việc quản lý lớp học.